W dzisiejszych czasach przepływ informacji jest tak ogromny, że komputeryzacja praktycznie wszystkich aspektów naszego życia jest jak najbardziej potrzebna. Nasz kraj musi jeszcze cały czas gonić światową czołówkę w tej dziedzinie. Kiedyś przepływ informacji ograniczał się do wysłanego dokumentu drogą pocztową, przekazanej informacji przez telefon. Potem był fax. A teraz mamy nieocenione możliwości, które narodziły się za sprawą komputerów. Zarządzanie dokumentami w ilości setek tysięcy kartek i więcej stało się banalnie proste. Całe, opasłe tomy dokumentów, które niegdyś zalegały szafy i półki mieszczą się dzisiaj na twardych dyskach. Teraz zarządzanie dokumentami jest o wiele prostsze. Dokonywanie zmian w dokumentacji, przesyłanie ich itp. stały się rzeczą łatwą i przyjemną. A do tego nie zużywa się już tylu ton papieru. Wcześniejsze wersje dokumentów zapisywane były jedynie na papierze. Jeśli jakaś firma brała co jakiś czas fakturę od innej firmy, to za każdym razem trzeba było wypisywać od nowa całą, daną fakturę. Wersje dokumentów zapisane w komputerze pozwalają nam na korygowanie starej faktury i wydruk, dzięki czemu zaoszczędzić można na prawdę sporo czasu. Firmy, które zajmują się oprogramowaniem, tworzą odrębny system dla przedsiębiorstw i innych jednostek, które archiwizują i zarządzają sporą ilością informacji. Specjalne oprogramowanie pozwala danemu przedsiębiorstwu na rozwój informatyczny. Dzięki temu odpowiedni system dla przedsiębiorstw powoduje zwiększenie wydajności pracy, obniżenie kosztów tejże pracy i zwiększa konkurencyjność firmy na rynku. Drugim rodzajem systemu jest tak zwany system dla urzędów. Ma on zupełnie inną charakterystykę niż oprogramowanie dla firm. W Polsce urzędy państwowe nadal na wielu płaszczyznach kuleją z informatyzacją. Dobry system dla urzędów, który jest stopniowo wdrażany powinien to zmienić w najbliższych latach. Będzie to z korzyścią nie tylko dla danego urzędu ale także dla jego klientów, którzy załatwiają tam swoje sprawy. Dms w skrócie oznacza system zarządzania dokumentami. To co opisałem powyżej i wiele innych czynności, które mają związek z wszelaką dokumentacją podchodzą pod ten system. Podstawowymi funkcjami dms są rejestrowanie, porządkowanie, zarządzanie, archiwizacja, wysyłanie i usuwanie dokumentów. Przykładem systemu dla firm jest produkt pewnego producenta o nazwie Elo office. Jest to typowe narzędzie do zarządzania i archiwizowania dokumentów, które ma stworzyć wizję biura bez papieru. Oczywiście zupełnie nie da się wyeliminować papieru jako ważnego nośnika informacji ale Elo office pozwala w dużym stopniu na przeniesienie zawartych na nim informacje w świat cyfrowy.